• Poznaj system webEFSPoznaj system webEFS
• Zobacz system webEFS w akcjiZobacz system webEFS w akcji
• Przetestuj webEFS przez 30 dni Przetestuj webEFS przez 30 dni

  za darmo!

System webEFS System webEFS

Opis systemu webEFS Role w systemie webEFSGenerowanie wniosków aplikacyjnych i płatniczych

Przygotowanie opisu projektu

WebEFS umożliwia przygotowanie projektu, zapewniając kompatybilność z Generatorem Wniosków Aplikacyjnych. Przygotowanie projektu z webEFS to nie tylko przygotowanie wniosku aplikacyjnego, ale przygotowanie całego projektu w szerszym rozumieniu.

Mianowicie opisy projektu mogą być szersze aniżeli te wymagane we wniosku aplikacyjnym. Dodatkowo jest miejsce na opis uzasadnienia biznesowego projektu oraz sposobu jego monitorowania. Niezależnie dostępna będzie funkcjonalność pozwalająca na efektywne zarządzanie ryzykiem, tzn. przewidywanie szans i zagrożeń projektu, planowanie działań naprawczych i wykorzystujących pozytywne czynniki zewnętrzne, priorytetyzacja działań w oparciu o ocenę ryzyka i siłę wpływu poszczególnych czynników. WebEFS pomoże Państwu również w przygotowaniu systemu komunikacji wewnątrz projektu, który ma na celu optymalizację działań związanych z przepływem informacji w projekcie.

Finanse projektu

Jedną z kluczowych funkcjonalności webEFS są finanse projektu. System umożliwi Państwu przygotowanie budżetu w intuicyjny i zautomatyzowany sposób, tzn. przypisując kategorie kosztów do poszczególnych zadań, będą mieli Państwo możliwość szybkiego wpisania kosztów jednostkowych oraz ich ilości w poszczególnych miesiącach. webEFS sam wyliczy sumy i podzieli Państwu cały budżet na okresy miesięczne, kwartalne i roczne. Co więcej wprowadzanie zmian w budżecie projektu w webEFS jest bardzo proste i eliminuje ryzyko błędów rachunkowych, gdyż system samodzielnie wylicza wszystkie sumy. O ile przygotowanie budżetu w popularnych arkuszach kalkulacyjnych może być wygodne z powodu przyzwyczajenia, o tyle przestawienie się na budżetowanie w webEFS zapewni większe bezpieczeństwo związane z ryzykiem błędów rachunkowych.

Kolejną istotną funkcjonalnością związaną z finansami jest zarządzanie płynnością projektu. Każdy, kto rozliczał projekt, wie jak istotne jest, aby zaplanowane środki finansowe wpłynęły w odpowiednim czasie na konto projektu. Planowanie płynności finansowej w webEFS pokaże nam, jakie środki powinniśmy zaplanować na kolejne miesiące, aby zapewnić odpowiednią płynność projektu i zgodność z wytycznymi PO KL.

Bardziej zaawansowaną funkcjonalnością są wskaźniki finansowe projektu, dzięki którym możemy śledzić i ocenić efektywność realizacji budżetu projektu. Wskaźniki powiedzą nam, czy środki wydatkujemy zgodnie z planem, czy też w niektórych elementach wydajemy je zbyt wcześnie lub zbyt późno, zbyt dużo lub zbyt mało.

Aby zapewnić zgodność realizacji projektu z umową o dofinansowanie jesteśmy zobligowani do przeprowadzenia projektu zgodnie z jego zakresem, harmonogramem i budżetem. Wszelkie odchylenia powinny być na bieżąco zgłaszane oraz wyjaśniane odpowiedniej instytucji wdrażającej. webEFS pozwala uniknąć ryzyka przegapienia odchyleń o wartości zawarte w umowie i odpowiednimi alertami powiadomi użytkowników, że np. w określonej części budżetu mamy do czynienia z odchyleniem większym niż 15%. Sygnał ten daje możliwość Projektodawcy skorygowania odchylenia i uniknięcia w ten sposób niezgodności realizacji projektu z umową. Poza tym użytkownicy mogą samodzielnie weryfikować realizacje budżetu, porównując środki faktycznie wydatkowane w różnych okresach z tymi zaplanowanymi wcześniej w budżecie.

webEFS umożliwia wprowadzanie wszystkich dokumentów finansowych projektu, które są przypisywane do odpowiednich zadań, a następnie zostaną automatycznie przeniesione do generatora wniosków o płatność, co znacznie skróci czas przygotowania wniosku o płatność. webEFS wygeneruje plik xml kompatybilny z Generatorem Wniosków o płatność Ministerstwa Rozwoju Regionalnego.

Harmonogram

Harmonogram webEFS umożliwia przygotowanie harmonogramu projektu w sposób bardziej rozbudowany, aniżeli przewiduje to generator wniosków aplikacyjnych. Dlaczego warto przygotować bardziej szczegółowy harmonogram? Dla celów związanych z aplikacją o fundusze UE wystarczający jest harmonogram na stosunkowo wysokim poziomie ogólności, jeśli jednak chcemy przeprowadzić projekt właściwie, zgodnie z najlepszymi praktykami stosowanymi na świecie przy tego typu projektach, pracę należy podzielić bardzo precyzyjnie, tzn. oprócz zadań uwzględnić należy etapy i podzadania, które są powiązane ze sobą rożnego typu relacjami, np. Zakończ-Rozpocznij, tzn. rozpocznij zadanie dopiero po zakończeniu poprzedniego zadania, lub Rozpocznij-Rozpocznij gdy chcemy, aby równolegle rozpocząć dwa zadania, itp.

webEFS umożliwia przygotowanie tzw. wykresu Gantta, który w sposób graficzny prezentuje harmonogram działań w projekcie. Harmonogram eksportuje się do generatora wniosków aplikacyjnych podobnie jak wszystkie pozostałe elementy.

Czas pracy

Osoby doświadczone w realizacji projektów wiedzą, że w przypadku zaangażowania tych samych osób w więcej niż jeden projekt lub w więcej niż jedno zadanie niezbędne jest staranne planowanie czasu pracy osób zaangażowanych w realizację projektów i jeszcze bardziej staranne raportowanie czasu pracy. webEFS udostępnia funkcjonalność umożliwiającą zaplanowanie czasu pracy zgodne z budżetem oraz kontrolę realizacji tego czasu, co pozwoli na uniknięcie błędów w raportowaniu czasu pracy. Poza tym wypełnianie kart pracy będzie o wiele bardziej przyjemne, gdyż każda z osób, mając dostęp do Internetu, będzie mogła wypełnić swoją kartę pracy w dowolnym momencie. Jeśli system rozpozna, że ktoś raportuje więcej czasu pracy, niż jest to dopuszczalne z punktu widzenia dokumentacji PO KL, natychmiast nas o tym poinformuje.

Przy wypełnianiu karty pracy każda z osób będzie miała podgląd, jaki czas pracy miała zaplanowany na dany miesiąc. Osoba odpowiedzialna za sprawozdawczość będzie mogła w każdym momencie i z dowolnego miejsca wydrukować kartę czasu pracy wszystkich osób zaangażowanych w realizację projektu.

Dzięki sieciowemu charakterowi systemu webEFS rozliczanie czasu pracy w projekcie będzie o wiele prostsze i mniej narażone na błędy. Przykładem wykorzystania tej funkcjonalności może być projekt realizowany na terenie całego kraju, gdzie osoby zaangażowane w realizację projektu są rozproszone w różnych miastach Polski. Rozliczenie ich czasu pracy będzie o tyle proste, że każda z osób wypełni kartę pracy w swojej lokalizacji przy minimalnym ryzyku popełnienia błędu, gdyż system wskaże każdej z osób, jaki czas pracy dany projekt przewidywał w określonym miesiącu. Gdyby nawet ktoś się pomylił, system wygeneruje alert mówiący o przekroczonym czasie pracy. Osoba odpowiedzialna w biurze projektu może sprawdzić wszystkie karty natychmiast po ich wypełnieniu i dać znać, że można je wydrukować, podpisać i przesłać do biura projektu. Jak widać, system webEFS pozwala zaoszczędzić w ten sposób czas i pieniądze projektu.

Wskaźniki projektu

Przy ocenie wniosku aplikacyjnego PO KL niezwykle istotne są planowane wskaźniki projektu – miękkie i twarde. Jeszcze bardziej znaczące jest ich zachowanie w trakcie realizacji projektu, gdyż nieosiągnięcie ich może skutkować nieprzyjemnymi konsekwencjami. Śledzenie wskaźników twardych w sposób ręczny lub z wykorzystaniem własnych arkuszów kalkulacyjnych jest bardzo pracochłonne, podatne na błędy i dość skomplikowane.

System webEFS umożliwia wprowadzanie na bieżąco wszystkich danych o beneficjentach ostatecznych projektu, a następnie generuje automatycznie wszystkie wskaźniki projektu, dzięki czemu szef projektu na bieżąco widzi np. ile osób przeszkolono, ile z tych osób pracuje w MSP, ile w dużych przedsiębiorstwach, ile przeprowadzono godzin szkoleń i doradztwa, ile dni pracy trenerów miało miejsce w projekcie, itp. Wszystkie te wskaźniki generują się automatycznie i przy założeniu, że wszystkie dane wprowadzane są prawidłowo i na bieżąco, system gwarantuje, że wskaźniki są bezbłędne. Jest to istotna funkcjonalność dla szefów projektów i osób odpowiedzialnych za monitoring rezultatów projektu.

Szkolenia i ich uczestnicy

Wszystkie usługi projektu (np. szkolenia, doradztwo) są wprowadzane do systemu webEFS i umożliwiają szereg operacji. Przede wszystkim do każdej z usług możemy przypisać beneficjentów ostatecznych usługi, jej miejsce, termin, osobę prowadzącą. Następnie dane te są wykorzystywane na wiele sposobów:

• mamy możliwość automatycznego drukowania list obecności, dzienników zajęć, harmonogramów itp.
• możemy przeglądać historię poszczególnych beneficjentów związaną z udziałem w naszych projektach
• możemy kontaktować się z beneficjentami np. poprzez automatyczną wysyłkę e-maili
• dysponujemy bazą danych uczestników

Wszystkie usługi są powiązane z pozycjami kategorii kosztów w budżecie, dzięki czemu będziemy wiedzieli np. jaki jest całkowity koszt danego szkolenia w projekcie, a na tej podstawie wyliczymy wymagany wkład własny w przypadku pomocy publicznej. Co więcej system rozpozna liczbę uczestników i przeliczy wymagany wkład, uwzględniając wysokość pomocy publicznej dla każdej z osób. W projektach z dużą liczbą tego typu usług ręczne wyliczanie będzie wymagało ogromnego nakładu czasu i energii, natomiast webEFS dokona tego automatycznie!

Dokumentacja

W projektach finansowanych ze środków publicznych ogromną wagę ma dokumentacja. Niestety jej przygotowanie i aktualizowanie wymaga dużego nakładu pracy. Chcąc zapewnić przygotowanie dokumentacji przy mniejszym zaangażowaniu pracy przygotowaliśmy w systemie webEFS mechanizmy usprawniające te procesy. Przede wszystkim, kiedy już raz wpiszemy do systemu np. szkolenie wraz z jego wszystkimi danymi, tj. miejscem, terminem, uczestnikami, trenerem, itp., dane te będą automatycznie wykorzystywane przy generowaniu całej dokumentacji związanej z tym szkoleniem. System automatycznie wygeneruje do popularnych edytorów tekstowych lub plików PDF listy uczestników, dzienniki zajęć, itp. Nie będzie konieczne przygotowywanie każdego dokumentu odrębnie, co znacznie przyczyni się do oszczędności czasu i pracy.

Istotną dokumentacją w projekcie są tzw. wnioski o płatność, gdyż one determinują nam płatności i płynność finansową projektu. Poprzednie lata doświadczeń z projektami EFS wskazują, że jednym z głównym problemów projektów były właśnie wnioski o płatność, gdyż dokument ten musiał być w 100% zgodny z bardzo rozbudowaną dokumentacją finansową projektu. System webEFS jest narzędziem umożliwiającym bieżące wpisanie wszystkich dokumentów finansowych, które automatycznie zostaną „przeniesione” do wniosku o płatność, następnie system wygeneruje plik do zaimportowania przez generator wniosków o płatność. Przy założeniu, że dokumenty finansowe zostaną wprowadzone prawidłowo, przygotowanie wniosku o płatność będzie naprawdę łatwe. Co więcej wniosek o płatność i informacje w nim zawarte będą w 100% spójne z danymi dotyczącymi projektu, zapisanymi już w systemie. Unikniemy w ten sposób ryzyka niezgodności wniosku z projektem.

Dodatkowo fakt, że system działa w sposób sieciowy, znacznie ułatwi pracę osobom odpowiedzialnym za wprowadzanie dokumentów finansowych oraz przygotowujących wniosek o płatność, gdyż można to robić w dowolnym miejscu z dostępem do Internetu. Może to być szczególnie przydatne przy projektach realizowanych w partnerstwie lub tam gdzie dokumenty są wprowadzane przez osoby umiejscowione w różnych miejscach.

System webEFS umożliwia równoczesny dostęp dowolnej liczbie użytkowników.

Dzięki temu czynności takie jak:

• planowanie budżetu i harmonogramu,
• wprowadzanie opisu projektu,
• wypełnianie kart czasu pracy,
• raportowanie postępu realizacji zadań,
• wprowadzanie dokumentów finansowych,
• rekrutacja uczestników usług (szkoleń, doradztwa)
• i inne oferowane przez system

będą mogły być wykonywane jednocześnie przez różne osoby zaangażowane w prace nad Państwa projektami. Co więcej, webEFS umożliwia nadawanie uprawnień użytkownikom na poziomie poszczególnych projektów, dzięki czemu każda osoba ma dostęp jedynie do niezbędnych jej funkcjonalności i danych. Takie rozwiązanie pozwoli Państwu udostępnić system mniej zaufanym członkom projektów, jak np. zewnętrznym trenerom czy ekspertom.

Generowanie wniosków aplikacyjnych

Każdy wniosek o dofinansowanie musi zostać wprowadzony do Generatora wniosków aplikacyjnych, który niestety jest obarczony wieloma ograniczeniami i nie jest narzędziem przyjaznym do faktycznego przygotowania projektu.

System webEFS został przygotowany w taki sposób, aby przygotować projekt w sposób przyjazny dla użytkowników oraz prawidłowo metodologicznie, jak również, aby wyeksportowanie niezbędnych danych do generatora wniosków aplikacyjnych było łatwe. Przygotowanie projektu: opisów, zadań, budżetu, harmonogramu będzie o wiele prostsze i bardziej przyjazne niż w jakichkolwiek innych dotychczasowych narzędziach.

Przykładem może być budżet i wprowadzanie kategorii kosztów, gdzie system webEFS pozwoli na sprawne wprowadzanie tych danych. System samodzielnie wyliczy wszystkie niezbędne sumy w podziale na miesiące, kwartały i lata co pozwoli w uniknięciu błędów rachunkowych. Jednocześnie w przypadku dokonywania zmian w budżecie projektu nie musimy obawiać się tego, że dokonaliśmy zmian w kwotach tylko w jednym miejscu, a w innej części zapomnieliśmy o tym, system bowiem automatycznie uwzględni wszystkie wprowadzone zmiany! Wprowadzony projekt wraz z jego wszystkimi częściami poprzez jedno kliknięcie zostanie wyeksportowany do Generatora wniosków aplikacyjnych.

Generowanie wniosków płatniczych

Jednym z kluczowych zagadnień związanych z płynnym wdrażaniem projektu jest zapewnienie odpowiedniego finansowania. W praktyce projektów finansowanych z EFS o faktycznej dacie wpływu na konto projektu kolejnych transz decyduje zawsze tzw. Wniosek o Płatność. Osoby mające doświadczenie we wdrażaniu tego typu projektów wiedzą, że w przypadku przedsięwzięć z dużą ilością dokumentów finansowych Wniosek o płatność potrafił nastręczyć wielu problemów i bardzo często powodował istotne opóźnienia w płatnościach. Można powiedzieć że prawidłowy Wniosek o płatność jest jednym z kluczowych zagadnień związanych z wdrażaniem projektu. Może zatem stanowić „wąskie gardło” projektu.

webEFS znacząco przyczynia się do wyeliminowania efektu „wąskiego gardła” związanego z wnioskiem o płatność. Przede wszystkim wniosek o płatność jest generowany automatycznie i składa się ze wszystkich dokumentów finansowych wprowadzonych wcześniej przez księgowość. Zakładając prawidłowe wprowadzenie tych dokumentów wygenerowanie wniosku staje się bardzo łatwe! Co ważne system webEFS w prosty sposób wygeneruje plik z wnioskiem o płatność, który jest zgodny z formatem wymaganym przez generator wniosków o płatność. Zatem bieżące wprowadzanie dokumentacji finansowej do systemu webEFS spowoduje, ze przygotowanie wniosku o płatność stanie się w końcu łatwe i przyjazne!

Opis | Pytania | Rozwój systemu | Filmy | Cennik | O firmie | Kontakt copyright © webEFS.pl | All rights reserved